สำนักงานไร้กระดาษช่วยแก้ปัญหาการจัดการไฟล์ได้อย่างไร

ก่อนอื่นมาพูดคุยกันว่าสำนักงานดั้งเดิมเป็นอย่างไร: ตู้เก็บเอกสารเต็มและใช้เวลานานในการหาสัญญา เอกสารสำคัญสูญหายหรือเสียหายได้ง่าย แผนกผ่านเอกสารเช่นการเล่น "ผ่านพัสดุ" ปัญหาเหล่านี้สามารถแก้ไขได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยระบบสำนักงานไร้กระดาษ

1. การยื่นแบบอิเล็กทรอนิกส์แทนที่การสะสมกระดาษ

ประโยชน์โดยตรงที่สุดของสำนักงานไร้กระดาษคือการทำให้ไฟล์ "ออนไลน์" เอกสารทั้งหมดจะถูกสแกนเป็นรุ่นอิเล็กทรอนิกส์และเก็บไว้ในระบบสนับสนุนหลายรูปแบบเช่น PDF และ Word ตัวอย่างเช่นระบบการจัดการสัญญาของ บริษัท ของเราตอนนี้จำเป็นต้องป้อนหมายเลขสัญญาเพื่อดึงไฟล์ที่สมบูรณ์ภายใน 3 วินาทีและไม่จำเป็นต้องค้นหาผ่านตู้

2. การค้นหาอัจฉริยะและตำแหน่งที่รวดเร็ว

ข้อได้เปรียบที่ใหญ่ที่สุดของไฟล์อิเล็กทรอนิกส์คือสามารถค้นหาได้ ฟังก์ชั่นการค้นหาข้อความแบบเต็มในตัวของระบบสามารถค้นหาด้วยคำหลักวันที่ผู้เขียนและมิติอื่น ๆ เมื่อสัปดาห์ที่แล้วแผนกการเงินกำลังมองหาแบบฟอร์มการชำระเงินคืนเมื่อสามปีก่อน มันเคยใช้เวลานานในการพลิกไฟล์ แต่ตอนนี้มันออกมาหลังจากเข้าสู่ "ค่าใช้จ่ายในการเดินทางในปี 2022"

3. การควบคุมเวอร์ชันเพื่อหลีกเลี่ยงความสับสน

สิ่งที่น่ากลัวที่สุดเกี่ยวกับเอกสารกระดาษคือพวกเขาได้รับการแก้ไขอย่างต่อเนื่องและไม่มีใครรู้ว่าใครมีเวอร์ชันล่าสุด ระบบเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จะบันทึกเวอร์ชันประวัติโดยอัตโนมัติและตั้งค่าการปรับเปลี่ยนการอนุญาต ตอนนี้ข้อเสนอการวางแผนของแผนกการตลาดของเราได้รับการแก้ไขเป็นเวอร์ชัน 15 และระบบบันทึกอย่างชัดเจนว่าใครทำการแก้ไขแต่ละครั้งและเมื่อใด

4. สำนักงานมือถือแบ่งข้อ จำกัด ด้านพื้นที่

ด้วยระบบไร้กระดาษโทรศัพท์มือถือสามารถเข้าถึงไฟล์ได้ตลอดเวลา ครั้งสุดท้ายที่เจ้านายของฉันขอใบเสนอราคาที่สนามบินและฉันลงชื่อเข้าใช้ระบบโดยตรงบนโทรศัพท์มือถือของฉันเพื่อส่งให้เขาซึ่งเร็วกว่าการจัดส่งด่วน ฉันสามารถจัดการไฟล์ทั้งหมดด้วยแท็บเล็ตเมื่อฉันเดินทางและฉันสามารถบรรจุได้ครึ่งหนึ่งในกระเป๋าเดินทางของฉัน

5. การสำรองข้อมูลอย่างปลอดภัยเพื่อป้องกันการสูญเสีย

ไฟล์สำคัญจะถูกสำรองโดยอัตโนมัติไปยังคลาวด์หลังจากการสแกนดังนั้นจึงไม่จำเป็นต้องกังวลแม้ว่าคอมพิวเตอร์จะหยุดลง เราได้พบกับโศกนาฏกรรมที่สำนักงานถูกน้ำท่วมและไฟล์กระดาษทั้งหมดหายไป ตอนนี้ไฟล์อิเล็กทรอนิกส์มีการสำรองข้อมูลสามครั้งซึ่งปลอดภัยกว่ามาก

6. สำนักงานสีเขียวลดค่าใช้จ่าย

มาคำนวณกันเถอะ: A4 กระดาษมีราคา 20 หยวนต่อแพ็คและ บริษัท ใช้ 100 แพ็คต่อเดือนซึ่งเป็น 24,000 หยวนต่อปี วัสดุสิ้นเปลืองเครื่องพิมพ์ตู้เก็บเอกสารและพื้นที่เก็บถาวรเป็นค่าใช้จ่ายทั้งหมด หลังทำระบบสำนักงานไร้กระดาษค่าใช้จ่ายเหล่านี้สามารถลดลงได้อย่างน้อย 70%ซึ่งเป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อม

ในฐานะผู้ผลิตและซัพพลายเออร์มืออาชีพเรามีผลิตภัณฑ์คุณภาพสูง หากคุณสนใจผลิตภัณฑ์ของเราหรือมีคำถามใด ๆ โปรดอย่าลังเลติดต่อเรา